| Содержание |
ВСТУП 3
1. Поняття, місце та мета реєстрації документів 4
2. Форми реєстрації документів, обов’язкові реквізити та їх цифрові позначки 6
ВИСНОВКИ 11
Список використаної літератури 12
ВСТУП
Дана робота присвячується розгляду питання реєстрації документів.
Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву.
Реєстрація документів – це фіксація факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них.
Мета реєстрації полягає у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.
Реєстрація документів є однією з найважливіших функцій діловодства.
Актуальність досліджуваної тематики полягає у тому, що всебічне правильне здійснення реєстрації документів сприяє підвищенню державної дисципліни та відповідальності безпосередніх виконавців, покращенню стану діловодства.
Над вивченням проблеми реєстрації вхідної чи вихідної кореспонденції як фіксації факту створення або одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів та запису необхідних відомостей, що містяться в них, плідно працювали О. Гавердовський, Ю. В. Гусєва, Г. Л. Боброва, П. М. Пашкова, Я.Кавторева, Д.А. Романова та інші.
Метою автора є з’ясування суті даного поняття, мети здійснення реєстрації документів, її основних форм та вимог, які стосуються реєстрації документів.
Структура роботи наступна. Перший розділ розкриває поняття реєстрації документів та її основної мети. Другий розділ присвячено висвітленню форм реєстрації документів, обов’язкових реквізитів та їх цифрових позначок, а також правил, яких необхідно додержуватися при реєстрації документів.
ВИСНОВКИ
У процесі розгляду даної теми автором зроблено наступні висновки.
Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрацію документів здійснюють для забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного виконання інформації, яка надходить.
Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, у невеликих установах з обсягом документообороту до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації.
Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи ради, виконкому, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, і бухгалтерських документів, які не підлягають реєстрації. Згідно з інструкцією з діловодства не підлягають централізованій реєстрації місячні, квартальні та інші звіти державних податкових органів, бланки бухгалтерського й статистичного обліку й звітності, які надходять електронною поштою і містять інформацію звітного або інформаційно-довідкового характеру та інші. Такі документи повинні реєструватися у відповідних структурних підрозділах. Кожен документ реєструється лише один раз. Реєстрацію заяв і скарг ведуть окремо від службової документації.
Обов'язковими реквізитами реєстрації є: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).
Вхідні документи після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву відповідного органу державної податкової служби або до структурних підрозділів.
|
